Bardzo często osoby prowadzące działalność gospodarczą , szczególnie na początku tej działalności mają sporo wątpliwości, czy dobrze wypełniają dokumenty, szczególnie faktury VAT i rachunki, które muszą wydać klientom. Błędy w takim dokumencie są porażką.
W internecie bez problemu znajdziemy wzór jak wypełniać taki rachunek. Ważne jest to że znajdują się tam szablony, które można wykorzystać w ten sposób, że taki szablon rachunku wprowadza się na stałe do swojego komputera, wypełnia swoimi danymi i podczas wypełniania rachunku dla klienta wpisuje tylko jego dane i nazwę towaru lub usługi i kwotę. Jeśli istnieją stali klienci, wiec ich dane mogą też znaleźć się w komputerze i odpada wpisywanie ciągle ich danych. Trzeba pamiętać również o tym, że rachunek szablon obowiązuje tylko jeden i w zasadzie na każdej stronie powinien on wyglądać jednakowo.
Warto też pamiętać o tym, że rachunki wystawiają firmy lub osoby fizyczne, które nie są podatnikami VAT. Niektóre firmy mają jednak obowiązek wystawiania faktur VAT. Jednak zawsze istnieje obowiązek wystawienia faktury VAT, nawet jeśli wystawiający jest rozliczany za pomocą karty. Często zdarzają się z kolei klienci, którzy proszą o wystawienie zwykłego rachunku, który umożliwia wrzucenie zakupu w koszty firmy. W takich sytuacjach i szablon rachunku i faktury VAT powinien być w firmowym komputerze. Obecnie wielu przedsiębiorców ma w komputerze takie uzupełnione szablony, które umożliwiają błyskawiczne wystawienie faktury – zresztą często jest taki szablon powiązany z kasą fiskalną i automatycznie wrzucane są tam dane o sprzedawanych towarach i usługach.